Produtividade: aprenda diferenciar o urgente do importante

Você está estudando para a prova importante que vai acontecer daqui um mês, quando seu filho passa mal e você precisa parar tudo e correr para o hospital.

Todos os dias somos interrompidas por várias coisas de caráter urgente que nos desviam daquilo que consideramos importante, não é mesmo? 

Sendo assim, o jogo de cintura que você precisa ter para se tornar uma pessoa eficaz e produtiva pode se revelar um verdadeiro desafio.

Dwight D. Eisenhower foi um presidente estadunidense e general do exército. É dele a famosa frase: “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”. 

Nesta postagem, você vai aprender como priorizar suas tarefas por meio da matriz de Eisenhower.

O que é uma matriz de Einsenhower?

A matriz de Eisenhower (ou matriz urgente-importante) é um dos métodos mais famosos de administração do tempo. Ela é uma ferramenta visual simples, feita de quatro quadrantes, onde você divide as tarefas diárias de acordo com sua urgência e importância.

Com as tarefas expostas na sua frente, fica mais fácil organizar sua mente e criar perspectivas para encaixar cada uma em um quadrante. Verificando que o número de tarefas a fazer é limitado, você também diminui aquela sensação de que o trabalho não acaba nunca.

Essa ferramenta pode ser usada tanto no plano profissional, por grandes líderes, quanto no plano pessoal, para atividades caseiras — mas o ideal mesmo é que você a use para todos os aspectos da sua vida.

Como são divididos os quadrantes?

1º quadrante: tarefas urgentes e importantes

Aqui, você deve colocar todas as tarefas que são importantes e que — por algum imprevisto, atraso ou má gestão mesmo — viraram urgentes também. É aquela emergência médica do seu filho, que falamos lá no começo do artigo. Pode incluir aqui também aquele relatório que você tem que deixar amanhã cedinho na mesa do chefe.

Essas atividades não te deixam focar em outras coisas também importantes e, se você se concentrar muito nesse quadrante, acaba virando escravo das crises. Você vai simplesmente viver para resolver os problemas, que vão continuar se acumulando.

A maior parte das pessoas gasta muito de seu tempo para a solução de problemas. Esse foco constante no imediatismo é uma das principais fontes do estresse no mundo moderno.

2º quadrante: tarefas não urgentes e importantes

Nesse quadrante, estão tarefas importantes, mas que dá para fazer sem pressa. É comum que as pessoas não deem atenção imediata para essas tarefas, já que não são urgentes.

Na verdade, esse é o quadrante de maior valor da matriz e nunca deve ser deixado de lado. Tente direcionar o máximo de esforço para as atividades desse quadrante.

Aqui, você deve colocar as atividades planejadas, relacionadas à sua qualidade de vida e ao seu crescimento pessoal e profissional. É aquele concurso que você vai prestar daqui um mês. Pode ser também o tempo de qualidade gasto passeando com seus filhos, fazendo cooper na praça ou fazendo uma dieta saudável.

Com o domínio que você tem sobre essas atividades, fica mais fácil criar forças para manter o foco no que é importante de verdade e lidar com os imprevistos que aparecem. As pessoas que gastam mais tempo e energia para fazer as tarefas desse quadrante são as mais produtivas.

Por não possuírem um foco tão grande no agora, a realização dessas tarefas é uma maneira de continuar olhando para o futuro. Mas nunca deixe de se programar — caso contrário, essas tarefas podem acabar se tornando urgentes.

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3º quadrante: tarefas urgentes e não importantes

Coloque aqui as intervenções que consomem o seu tempo. Talvez aquele relatório que seu chefe te pediu nem seja tão imprescindível como ele pensa. Talvez aquela reunião que ele marcou para amanhã nem tenha um objetivo definido.

No meio da correria, às vezes não temos tempo sequer de parar e refletir sobre a real importância daquilo que estamos fazendo. Pense que, talvez, seja a hora de parar de simplesmente acatar todas as obrigações que te impõem.

Se você tem muitas atividades nesse quadrante, provavelmente se sente improdutivo e sem controle das obrigações. Assim fica ainda mais difícil construir algo de real valor.

Deixe para fazer essas atividades quando você tiver um tempinho a mais — você pode até deixar essas tarefas de lado ou fazer sem muito capricho. No final das contas, elas não vão fazer tanta diferença para o seu objetivo maior.

Quem quer abraçar o mundo pode até conseguir fazer várias coisinhas, mas tudo malfeito. O ideal é que você priorize atividades e faça menos tarefas, mas da melhor e mais dedicada maneira possível.

Por isso, considere passar essas funções para alguém: já pensou que essas atividades talvez não tenham importância para você, mas são importantes para outra pessoa?

Peça a colaboração das pessoas ao seu redor, mostrando o quanto você está sobrecarregada. Lembre-se de que, provavelmente, na cabeça delas, o seu compromisso com elas é o que deveria estar no topo das suas prioridades.

4º quadrante: tarefas não urgentes e não importantes

São as distrações desnecessárias, que só atrapalham a sua rotina e desperdiçam suas energias por não ajudarem nos seus propósitos. É um círculo vicioso, com atividades relacionadas à preguiça, à procrastinação e à irresponsabilidade. Suas obrigações se atrasam e seu tempo nunca é suficiente para concluir tudo o que precisa.

Quem perde muito tempo com essas atividades pode sofrer de cansaço, desmotivação ou até depressão. Tire da sua vida tudo que suga suas energias e aprenda a controlar seus impulsos de assistir ao programa de fofoca que passa à tarde, xeretar a vida dos outros no Facebook ou ficar vendo vídeos engraçados no Youtube.

Uma dica valiosa é procurar dar prioridade às tarefas mais difíceis da sua lista de atividades. É a melhor maneira de combater a procrastinação.

Isso não quer dizer que você não deva ter seus momentos de prazer. O problema, na verdade, está quando você deixa que as distrações te dominem. Deixe esse tipo de tarefa para quando você estiver mais folgada.

Como saber se eu estou priorizando as coisas certas?

Pense em quais quadrantes você coloca mais atividades e gasta mais tempo. O ideal é que você tenha o maior número possível de atividades no segundo quadrante. Se você está longe disso, é melhor repensar suas ações.

A primeira coisa que você deve ter em mente, ao gerenciar seu tempo, é nunca se desligar do que é o seu objetivo geral. Concentre-se em resultados que durem em longo prazo. Se você fizer um plano de metas, terá mais motivação e vai atingir seu objetivo mais rápido.

O ideal é que você trace esses objetivos todos os dias, para nunca se esquecer deles. Com o tempo, você vai ganhar experiência e vai aprendendo a administrar melhor o seu tempo.

Planeje seus objetivos e evite a frustração de viver unicamente para atender ao ciclo interminável de resolver problemas. Não se descuide das crises e foque no que realmente é importante.

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