O que é uma To-do Table e como ela está substituindo minha lista de tarefas
Você já ouviu falar em "To-Do Table"? Esse conceito está ganhando cada vez mais atenção como uma alternativa prática e visual à tradicional lista de tarefas. Para quem busca formas mais criativas e organizadas de gerenciamento do dia a dia, essa pode ser a solução que você estava esperando!
Uma To-Do Table é basicamente uma tabela estruturada para organizar suas tarefas de forma clara e funcional.
Ao contrário das listas que seguimos linearmente, ela oferece uma visão mais ampla, permitindo categorizar atividades de acordo com prioridades, prazos ou temas específicos. Então agora vamos aprender certinho o que é uma To-do Table.

O que é uma To-Do Table?
Se você for como eu, suas listas de tarefas provavelmente parecem um despejo cerebral caótico de tudo, desde "comprar material de escritório" até "criar uma nova fonte de renda — você sabe, apenas mais um dia na vida.
“Ter uma lista sem uma matriz de priorização vai ser opressor o tempo todo”, diz a Americana Grace Beverley, fundadora do The Productivity Method. Em um vídeo de 2022 intitulado “Como ser realmente muito muito produtivo sem ficar sobrecarregado”, ela apresentou o conceito da tabela de tarefas e, desde então, o conceito explodiu completamente.
Beverly agora vende planejadores que se concentram na estrutura testada e comprovada, e seu site afirma que nove em cada dez usuários se sentem menos sobrecarregados depois de incorporá-la.
Uma tabela de tarefas divide sua lista de tarefas aparentemente interminável em três categorias estratégicas:
Coisas rápidas, Tarefas Médias e Projetos.
Cada categoria tem uma coluna correspondente e ao lado delas está sua agenda.
Com cada categoria, você ganha clareza instantânea sobre o que exatamente precisa fazer, quanto tempo levará, como as tarefas se relacionam com objetivos maiores e quando você terá tempo para encaixá-las em sua agenda junto com outras tarefas não relacionadas. - negociáveis como reuniões, ligações ou compromissos.
Como funciona a To-Do Table?
Uma grande vantagem da To-Do Table está em sua flexibilidade. Você pode criar uma em qualquer plataforma — seja papel, aplicativos digitais ou até uma planilha no computador. O formato mais comum envolve:
Coisas rápidas
Os afazeres rápidos são tarefas de cinco minutos ou menos que não exigem muito esforço mental. Pense: responder a um e-mail, marcar uma consulta no dentista (atender-se ao telefone é o maior desafio para a Geração Z e os Millennials) ou agendar a entrega de ração do seu pet.
Dependendo do seu estilo de trabalho, você pode concretizar essas tarefas fáceis no início do dia ou guardá-las para o final da tarde, quando não tem capacidade mental para grandes coisas, mas ainda precisa fazer as coisas.
Tarefas Médias
Esses itens de levantamento médio levam de cinco a 30 minutos. Eles são substanciais o suficiente para fazer diferença, mas não vão consumir seu dia inteiro. Editar uma postagem de blog ou criar um esboço para uma apresentação ou reunião pode se enquadrar nisso. Muitas vezes, são passos menores que dão suporte a um projeto maior.
“O melhor sistema de produtividade é aquele que suporta sua agenda e carga de trabalho.”
Projetos
Eu os os chamo de “coisas grandes”, pois muitas vezes não são concluídos em um único dia. No entanto, geralmente são elas que levam seus tiques e tarefas rápidas.
Por exemplo, se um dos seus projetos é planejar um evento, “reservar empresa de buffet” pode ser uma tarefa na sua lista que dá suporte a esse projeto. Por isso, você terá menos projetos do que tarefas médias e coisas rápidas. Embora você não consiga fazer nada sobre elas todos os dias, vê-las na sua lista de tarefas pode lhe dar motivação, clareza e propósito.
Agenda
Não sei você, mas sem uma agenda clara, fico o dia todo mexendo os polegares na mesa, pensando e pensando no que fazer em seguida. Para evitar procrastinação ou desperdício de tempo, abra sua agenda e anote quaisquer reuniões, compromissos ou prazos que você tenha — também conhecidos como seus itens não negociáveis.
Agora, reserve tarefas médias e coisas rápidas onde você tiver tempo. Por exemplo, se você tiver 20 minutos entre as chamadas, você pode agendar quatro afazeres rápidos!
Você pode organizar sua agenda para a semana inteira dividindo seus projetos em tarefas médias e marcando para mapear os dias. Ou você pode organizar sua agenda diária.
De qualquer forma, adapte-a para se adequar à sua vida, estilo de trabalho e objetivos. Porque, no final das contas, o melhor sistema de produtividade é aquele que dá suporte à sua agenda e carga de trabalho.

Como otimizar uma To-do Table
1. Personalize suas categorias
Talvez sua carga de trabalho não exija tarefas de 30 minutos com frequência — suas tarefas levam cinco minutos ou duas horas. Ou talvez você esteja estudando, então suas categorias precisam ter uma aparência diferente.
Pense: tarefas rápidas, tarefas e exames. Isso está ok! Personalize suas categorias para melhor atender ao seu fluxo de trabalho. Você pode até pensar em adicionar outra categoria com seus principais objetivos!
2. Escolha três coisas não negociáveis
Quando tudo parece importante, nada é importante. Então, toda semana, e depois todo dia, escolha três coisas que absolutamente precisam ser feitas. Provavelmente há três coisas principais que, na verdade, se você não fizesse mais nada naquele dia, fariam uma diferença real para que aquele dia o fizesse progredir.
Ao se forçar a escolher três prioridades, você pode se concentrar no que realmente importa. Gosto de escolher o meu na noite anterior para ter clareza e poder começar a trabalhar imediatamente pela manhã. Apesar do que acontece comigo, contanto que eu consiga fazer essas coisas, considero o dia um sucesso.
3. Leve em consideração sua energia
Ao decidir quando você vai realizar suas tarefas, considere quanta energia você precisará para cada uma delas e quando você provavelmente terá energia suficiente para elas.
Por exemplo, se você é super produtiva pela manhã, programe suas maiores prioridades para a primeira coisa.
Se você trabalha melhor mais tarde, comece com tarefas menores e ganhe ritmo. Da mesma forma, não programe muitas coisas em um dia. Se você continuar se preparando para o fracasso ao planejar muito no seu dia... você vai sentir constantemente que não está fazendo o suficiente.
Por que usar uma To-Do Table?
Maior claramente: Ao visualizar todas as suas responsabilidades em uma tabela, você percebe imediatamente o que merece mais atenção.
Facilidade de atualização: Diferente das listas lineares, você pode reorganizar tarefas sem perder o controle do progresso.
Estilo visual: Para quem é mais visual, esse formato facilita a organização e torna o planejamento mais intuitivo.
“Agendar tempo suficiente para suas coisas não negociáveis e carga de trabalho pode ajudar você a viver sua vida com mais sucesso e menos estresse.”
A tabela de tarefas ajuda você a ser realista sobre quanto tempo as coisas levarão, então otimize também a quantidade de energia que elas vão consumir. Ajuda agrupar tarefas semelhantes.
Se você já estiver no “modo de escrita” para um conteúdo, pode ser mais fácil lidar com outras tarefas relacionadas à escrita no mesmo bloco. Mas alguns tipos de trabalho podem esgotar você, e você precisa mudar para dar um descanso ao seu cérebro. Trabalhe junto com você mesma… não trabalhe contra você mesma.
4. Audite sua agenda
Quando você pega o jeito de usar uma tabela de tarefas, pode perceber que certas coisas demoram mais do que você imaginava ou vice-versa. Ao auditar sua agenda regularmente, você pode identificar quaisquer blocos desperdiçados ou apressados, o que lhe permite programar de forma mais inteligente na próxima vez.
Não se trata de adicionar o máximo de coisas possível à sua lista, mas sim de otimizar seu tempo e energia. Reservar tempo suficiente para suas tarefas não negociáveis e sua carga de trabalho pode ajudar você a viver sua vida com mais sucesso e menos estresse.
5. Dê crédito a si mesmo
Não há nada melhor do que riscar itens da sua lista de tarefas. E você acabará riscando mais itens do que nunca neste formato. Embora essa seja uma forma de satisfação, gosto de escrever algo de que me orgulho todos os dias.
Pode ser terminar minhas coisas não negociáveis ou manter a calma diante de um e-mail irritante. Escrevo isso no final de cada tabela de tarefas para me lembrar de que produtividade e realização são diferentes a cada dia.
Como começar?
Tudo o que você precisa é de algo para montar sua tabela! Use o que funciona melhor para você: um bloco de anotações, sua própria agenda, um aplicativo como Notion ou mesmo uma planilha básica. Comece de forma simples, experimente diferentes formas de categorização e ajuste de acordo com suas necessidades.
Adotar uma To-Do Table pode parecer um pequeno passo, mas ela tem o potencial de transformar como você enfrenta suas tarefas. Que tal experimentar e ver como sua rotina se torna mais organizada e funcional?
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